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残業時間、月15分に。1ヶ月で実践した3つの仕事短縮術。

おおえびてんどん

実際に残業時間を月15分に減らしました。

今日も自動化メディアASHETPIA【アシェトピア:LIFE STYLE HACK MAGAZINE】を見てくださりありがとうございます。編集長のおおえびてんどん(@oab10don)です。

残業の分析

おおえびてんどん

まずはここから始めないと!

残業の原因

まず残業を減らす前に、根本的になぜ残業が発生するのかという「原因」について考えてみましょう。わたしにとってはこの追求が残業削減の成功の鍵になりました。

もちろん人によってその原因は違いますが、私のケースでいえば原因は大きく3つ。

  1. 話の長い社員(コミュニケーションコストの高い社員)。
  2. 頻発する突発的業務依頼。
  3. 慢性的残業の社風。

おおえびてんどん

あなたのところではどんな原因がありますか?

話の長い社員(コミュニケーションコストの高い社員)

これ凶悪です。こちらのスケジュール度外視で1,2時間平気で奪ってきます。またこのような社員はチャットなどで済むような内容を、電話や内線で連絡してくることが多く、問答無用でこちらの手を止めてきます。
コミュニケーションをとるにあたって必要な時間、パワーなどを総称して「コミュニケーションコスト」と呼びますが、コミュニケーションコストのかかる人との業務は多くの時間を失い、結果自分の業務進捗に影響が出ることがわかりました。

頻発する突発的業務依頼

みそボンと呼んでいますが、定時間際に訪れる突発的な仕事依頼。依頼側はその業務の優先度を理解していないことが多く、リミットを尋ねるともれなく曖昧な返事が返ってきます。要するに「本人がよくわかっていない業務」であることが多いです。

慢性的残業の社風

究極はここ。もはや「定時で帰ろう」という「意思」を人生のどこかに落としてきているパターンが悪質です。このパターンはよく「時間を守らない人」「時間感覚がおかしい人」「そもそも時計を持ってない人」「家に帰っても楽しみがない人」に多く見られます。このパターンを持つ社員が複数いるとだらだらと業務が続き、帰りづらい雰囲気が社風となって現れます。




プレミアムフライデーよりまず定時退社を

以前の記事でプレミアムフライデーについて書いたところ大変好評の声を頂きましたが、やはり実施される企業は少なく「全企業の2%」という結果。巷では「SSR」とまで言われ、その後ジョークやネタとして使われ始めました。

おおえびてんどん

プレミアムフライデー今月できる人いますか?

そもそもプレミアムフライデーは就業時間の短縮化を狙っているものですから、毎日定時に帰れない企業にとっては本当の意味で「夢(定時)のまた夢(プレ金)」。相当な意思のみならず、企業としての関わり方が変わっていかない限りは実現不可能なこと。

まずは定時退社を常識化していくこと。それがゆくゆくのプレミアムフライデーに繋がるのではないでしょうか。では実際に残業の短縮化に向けて実践した3つの方法を見ていきましょう!




残業短縮化3つの方法

コミュニケーションツールの使用

電話は相互の時間都合が合わないためにロス、メール、FAXは送信内容準備に労力がかかるためロス。というそれぞれの無駄を省くのが「コミュニケーションツール」。

代表格が「Slack」「チャットワーク」「Discord」。
これらは簡単に言えば「電話、メール、FAXのいいところを集めたチャットツール」のようなものです。相手が席を立っていても言葉を残しておけるし、オンライン会議も、データのやり取りも可能。スマホアプリもあるのでいつでもどこでも確認ができる。仕事の場所を選ばないコミュニケーションツール

現在多くの企業が導入を始め、実際に利用してみると驚くほど効果的。実際に私が所属する本部でも利用を始めたところ、時間短縮だけでなく、紙やペンの利用も減り、経費の削減まで行えるように。

宣言「MTGは30分。」

声高らかに周りに30分以上のミーティング(以下MTG)には参加しないことを伝えました。実際MTGって無駄な時間多いんですよね。経費削減と言いながらも大変ご丁寧に印刷された資料が大量に配られ、だらだら読んで…って事前にPDFでも回して業務時間の空き時間に読んでおけば、それだけで20分くらい余裕で削減できます。あとMTGに終了時間を設けないところが多いのも難点。この時間までに決めると設定すれば加速型のMTGができます。実際に設定してみると効率よくMTGできるので是非試してみてください。

定時帰宅メンバーの結束

実はこれが一番即効性があって一番効果的、かつ最重要ファクター。定時に帰りたいという仲間を見つけること。そしてその日から定時になった瞬間に一緒に帰り始めること。「定時に帰ることが正常」ということを団体の行動で示すと一気に流れを変えることができます。

おおえびてんどん

最初は勇気がいるかもしれませんが、慣れてくると本当に楽。

仕方ない どうしようもない そう言ってわがまま放題大人たち どうぞご自由に 嫌ってくれて別にかまわない

Official髭男dism – ノーダウト[Official Video]より一部引用

おおえびてんどん

わお、なんて突き刺さる言葉。自分の人生、自分が好きなら問題なしです。